INFORMATIVA EX ARTT. 13-14 DEL REGOLAMENTO UE/2016/679 E D. LGS. N. 101/2018
Il Regolamento Europeo UE/2016/679 (di seguito “Regolamento”) stabilisce norme relative alla protezione delle persone fisiche con riguardo al Trattamento dei dati personali, nonché norme relative alla libera circolazione di tali dati.
In osservanza al principio di trasparenza previsto dall’art. 5 del Regolamento, ET Members s.r.l., con sede legale in Lecce (Le), in Via Ugo Foscolo, n. 3, in qualità di Titolare del Trattamento, Le fornisce le informazioni richieste dagli artt. 13 e 14 del Regolamento.
FINALITA’ DEL TRATTAMENTO
Il Trattamento dei Suoi dati personali sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza, tutelando la Sua riservatezza, i Suoi diritti ed in conformità alla policy privacy aziendale. L’azienda si impegna inoltre a trattare i Suoi dati nel rispetto del principio di “minimizzazione”, ovvero acquisendo e trattando i dati limitatamente a quanto necessario rispetto alle seguenti finalità:
Trattamento dati per Adempimenti Contabili e Fiscali: a)Gestione degli adempimenti fiscali; b) Gestione degli adempimenti contabili.
Trattamento dati Fornitori: a) Gestione dei reclami; b) Gestione degli adempimenti fiscali; c) Gestione dei contratti con i fornitori; d) Gestione degli adempimenti contabili; e) Attività di acquisto di beni o servizi.
Trattamento Adempimenti Protezione dei Dati Personali: a) Gestione degli adempimenti in materia di protezione dei dati personali.
Trattamento Gestione del Contenzioso: a) Attività di recupero dei crediti insoluti; b) Coordinamento e gestione del contenzioso
| Trattamento | Gestione del Contenzioso | |
| Criteri | Finalità | Consenso |
| Il trattamento è necessario all'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte o all'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso | Attività di recupero dei crediti insoluti Coordinamento e gestione del contenzioso | In relazione alle finalità relative, il trattamento potrà essere effettuato senza il suo consenso |
Il conferimento dei Suoi dati personali ed il consenso al Trattamento è obbligatorio, in quanto il Trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del Trattamento, per le finalità di:
- Gestione degli adempimenti in materia di protezione dei dati personali;
- Gestione degli adempimenti fiscali;
- Gestione degli adempimenti contabili
ed il Suo rifiuto al conferimento dei dati determinerà l’impossibilità totale di stipula del contratto.
Il conferimento dei Suoi dati personali ed il consenso al Trattamento è obbligatorio, in quanto il Trattamento è necessario all'esecuzione di un contratto di cui Lei è parte o all'esecuzione di misure precontrattuali adottate su Sua richiesta, per le finalità di:
- Gestione dei reclami;
- Gestione dei contratti con i fornitori;
- Attività di acquisto di beni o servizi;
- Attività di recupero dei crediti insoluti
- Coordinamento e gestione del contenzioso
ed il Suo rifiuto al conferimento dei dati determinerà l’impossibilità totale di stipula del contratto.
MODALITA’ DEL TRATTAMENTO
Il Trattamento dei Suoi dati personali sarà effettuato con modalità cartacee e strumenti informatici nel rispetto delle disposizioni in materia di protezione dei dati personali e, in particolare, delle misure tecniche ed organizzative adeguate, di cui all’art. 32.1 del Regolamento, e con l’osservanza di ogni misura cautelativa che ne garantisca la relativa integrità, riservatezza e disponibilità.
FONTE DI ORIGINE DEI DATI RACCOLTI
I dati saranno raccolti presso l’Interessato (ciò significa che sarà Lei a fornirci i Suoi dati personali) e/o presso terzi soggetti e/o presso altre fonti, quali, ad esempio, motori di ricerca.
Con riferimento ai dati impiegati per gestire il contenzioso che dovesse insorgere fra le parti, i dati utilizzati dai consulenti, di cui la Società si avvarrà, saranno raccolti presso il Titolare del Trattamento.
CATEGORIA DI DESTINATARI
I Suoi dati personali potranno essere comunicati, in stretta relazione alle finalità sopra indicate, ai seguenti soggetti o categorie di soggetti:
Per il Trattamento dati per Adempimenti Contabili e Fiscali; Trattamento dati Fornitori: a) Banche; b) Consulenti e liberi professionisti anche in forma associata.
La informiamo inoltre che:
- la comunicazione dei Suoi dati alle categorie di soggetti di cui alla lettera a) costituisce un obbligo di legge al quale il Titolare deve ottemperare;
- la comunicazione dei Suoi dati alle categorie di soggetti di cui alla lettera b) è necessaria per dare esecuzione al contratto di cui Lei è parte.
Per il Trattamento Adempimenti Protezione dei Dati Personali: a) Consulenti e liberi professionisti anche in forma associata.
La informiamo inoltre che:
- la comunicazione dei Suoi dati alle categorie di soggetti di cui alla lettera a) è necessaria per dare esecuzione al contratto di cui Lei è parte.
Per il Trattamento Gestione del Contenzioso: a) Avvocati; b) Consulenti e liberi professionisti anche in forma associata.
La informiamo inoltre che:
- la comunicazione dei Suoi dati alle categorie di soggetti di cui alle lettere a), b) è necessaria per dare esecuzione al contratto di cui Lei è parte.
In relazione a tali categorie di destinatari, il Titolare del Trattamento si impegna ad affidarsi esclusivamente a soggetti che prestino garanzie adeguate circa la protezione dei dati e provvederà a nominarli Responsabili del Trattamento, ex art. 28 del Regolamento. L’elenco dei Responsabili del Trattamento è disponibile presso l’Azienda e potrà prenderne visione previa richiesta al Titolare del Trattamento.
I Suoi dati, inoltre, verranno trattati, esclusivamente per le finalità di cui sopra, da parte del personale dipendente e/o collaboratore dell'Azienda, appositamente autorizzato e istruito dal Titolare, ai sensi dell’art. 29 del Regolamento.
I Suoi dati personali non saranno oggetto di diffusione, salvo qualora richiesto da una norma di legge o di regolamento o dalla normativa comunitaria.
TRASFERIMENTO DEI DATI
I Suoi dati personali non saranno oggetto di trasferimento verso Paesi extra europei o verso organizzazioni internazionali.
PERIODO DI CONSERVAZIONE
| Trattamento | Trattamento dati per Adempimenti Contabili e Fiscali | |
| CATEGORIE DI DATI | PERIODO DI CONSERVAZIONE | RIFERIMENTI NORMATIVI |
Dati anagrafici (nome, cognome, sesso, luogo e data di nascita, residenza, domicilio) Dati relativi al contratto di fornitura (valore del contratto, oggetto, termini, condizioni, ecc.) Ragione sociale Partita Iva Codice Fiscale Coordinate bancarie Fatture | 10 anni dalla fine del rapporto. Il Trattamento avverrà nel pieno rispetto dei principi di riservatezza, correttezza, necessità, liceità e trasparenza e delle misure di sicurezza richieste dalla legge, mediante supporto cartaceo ed informatico accessibile esclusivamente dal Titolare del Trattamento, in persona del Legale Rappresentante pro tempore, e dal personale espressamente incaricato. Il Trattamento sarà svolto direttamente dal Titolare e/o da soggetti facenti parte dell’organizzazione dello stesso in qualità di Responsabili e/o Soggetti Autorizzati del Trattamento. I dati raccolti, trattati in formato cartaceo, verranno conservati in archivi dotati di serrature di sicurezza, le cui chiavi sono nella disponibilità del Titolare del Trattamento, in persona del Legale Rappresentante pro tempore, ed esclusivamente del singolo Soggetto Autorizzato. Con riferimento ai dati, trattati anche con processi informatici, questi saranno conservati attraverso programmi e sistemi di accesso controllato in grado di proteggerli da attacchi esterni e/o da qualsiasi intrusione non autorizzata e verranno trattati tramite appositi programmi di archiviazione ed elaborazione dati protetti da passwords ed attraverso operazioni controllate e periodiche di backup su server. In particolare, la gestione degli adempimenti previsti dal Reg. UE/2016/679, relativi alla protezione dei dati personali, avverrà attraverso l'utilizzo di un software privacy "SicurWeb - Infotel" in cloud, a cui si potrà accedere con delle credenziali di accesso in possesso del Titolare del Trattamento, in persona del Legale Rappresentante pro tempore, ed eventualmente del singolo Soggetto Autorizzato. Per la gestione degli adempimenti in materia di contabilità verrà utilizzato un software ad hoc, al quale si potrà accedere con delle credenziali di accesso in possesso del Titolare del Trattamento, in persona del Legale Rappresentante pro tempore, ed esclusivamente dei Soggetti Autorizzati. Al termine del periodo di conservazione o, eventualmente, quando richiesto dall'Interessato, i dati contenuti nei documenti cartacei verranno distrutti attraverso una macchina "distruggi-documenti" o, se in formato elettronico, verranno cancellati, attraverso gli strumenti di cancellazione, da tutti i Personal Computers e da ogni Hard Disk esterno in cui gli stessi possono essere memorizzati. 10 anni dall'emissione. | Art. 2946 c.c. Termine di prescrizione ordinaria Artt. 2409 bis-2409 septies c.c. La normativa disciplina gli obblighi di controllo contabile alle quali le società sono soggette; Art. 22 D.P.R. 600/1973 Periodo di conservazione delle scritture contabili a fini fiscali |
| Trattamento | Trattamento dati Fornitori; Trattamento Adempimenti Protezione dei Dati Personali | |
| CATEGORIE DI DATI | PERIODO DI CONSERVAZIONE | RIFERIMENTI NORMATIVI |
Dati anagrafici (nome, cognome, sesso, luogo e data di nascita, residenza, domicilio) Dati relativi alle controversie insorte Dati relativi al contratto di fornitura (valore del contratto, oggetto, termini, condizioni, ecc.); Ragione sociale Partita Iva Codice Fiscale Coordinate bancarie Fatture Dati di contatto (numero di telefono, e-mail, ecc.) | 10 anni dalla fine del rapporto. Il Trattamento avverrà nel pieno rispetto dei principi di riservatezza, correttezza, necessità, liceità e trasparenza e delle misure di sicurezza richieste dalla legge, mediante supporto cartaceo ed informatico accessibile esclusivamente dal Titolare del Trattamento, in persona del Legale Rappresentante pro tempore, e dal personale espressamente incaricato. Il Trattamento sarà svolto direttamente dal Titolare e/o da soggetti facenti parte dell’organizzazione dello stesso in qualità di Responsabili e/o Soggetti Autorizzati del Trattamento. I dati raccolti, trattati in formato cartaceo, verranno conservati in archivi dotati di serrature di sicurezza, le cui chiavi sono nella disponibilità del Titolare del Trattamento, in persona del Legale Rappresentante pro tempore, ed esclusivamente del singolo Soggetto Autorizzato. Con riferimento ai dati, trattati anche con processi informatici, questi saranno conservati attraverso programmi e sistemi di accesso controllato in grado di proteggerli da attacchi esterni e/o da qualsiasi intrusione non autorizzata e verranno trattati tramite appositi programmi di archiviazione ed elaborazione dati protetti da passwords ed attraverso operazioni controllate e periodiche di backup su server. In particolare, la gestione degli adempimenti previsti dal Reg. UE/2016/679, relativi alla protezione dei dati personali, avverrà attraverso l'utilizzo di un software privacy "SicurWeb - Infotel" in cloud, a cui si potrà accedere con delle credenziali di accesso in possesso del Titolare del Trattamento, in persona del Legale Rappresentante pro tempore, ed eventualmente del singolo Soggetto Autorizzato. Per la gestione degli adempimenti in materia di contabilità verrà utilizzato un software ad hoc, al quale si potrà accedere con delle credenziali di accesso in possesso del Titolare del Trattamento, in persona del Legale Rappresentante pro tempore, ed esclusivamente dei Soggetti Autorizzati. Al termine del periodo di conservazione o, eventualmente, quando richiesto dall'Interessato, i dati contenuti nei documenti cartacei verranno distrutti attraverso una macchina "distruggi-documenti" o, se in formato elettronico, verranno cancellati, attraverso gli strumenti di cancellazione, da tutti i Personal Computers e da ogni Hard Disk esterno in cui gli stessi possono essere memorizzati. 10 anni dall'emissione. 2 anni dopo la fine del rapporto. | Art. 2946 c.c. Termine di prescrizione ordinaria; Artt. 2409 bis-2409 septies c.c. La normativa disciplina gli obblighi di controllo contabile alle quali le società sono soggette; Art. 22 D.P.R. 600/1973 Periodo di conservazione delle scritture contabili a fini fiscali; Art. 5.1 lett e) Reg. UE 2016/679 Criteri per la determinazione del periodo di conservazione dei dati personali |
| Dati relativi allo svolgimento di attività economiche e altre informazioni commerciali (es. fatturato, bilanci, aspetti economici, finanziari, organizzativi, produttivi, industriali, commerciali, imprenditoriali) | Fino alla fine del rapporto. Il Trattamento avverrà nel pieno rispetto dei principi di riservatezza, correttezza, necessità, liceità e trasparenza e delle misure di sicurezza richieste della legge, mediante supporto cartaceo ed informatico accessibile esclusivamente al Titolare del Trattamento, in persona del Legale Rappresentante pro tempore, e al personale espressamente incaricato. Il Trattamento sarà svolto direttamente dal Titolare e/o da soggetti facenti parte dell’organizzazione dello stesso in qualità di Responsabili e/o Soggetti Autorizzati del Trattamento. I dati raccolti verrano trattati in formato cartaceo e conservati in archivi dotati di serrature di sicurezza, le cui chiavi sono nella disponibilità del Titolare del Trattamento, in persona del Legale Rappresentante pro tempore, ed esclusivamente del singolo Soggetto Autorizzato. I dati verranno trattati anche con processi informatici. In particolare, la gestione degli adempimenti previsti dal Reg. UE/2016/679, relativi alla protezione dei dati personali, avverrà attraverso l'utilizzo di un software privacy "SicurWeb - Infotel" in cloud, a cui si potrà accedere con delle credenziali di accesso in possesso del Titolare del Trattamento, in persona del Legale Rappresentante pro tempore, ed eventualmente del singolo Soggetto Autorizzato. Al termine del periodo di conservazione o, eventualmente, quando richiesto dall'Interessato, i dati contenuti nei documenti cartacei verranno distrutti attraverso una macchina "distruggi-documenti" o, se in formato elettronico, verranno cancellati, attraverso gli strumenti di cancellazione, da tutti i Personal Computers e da ogni Hard Disk esterno in cui gli stessi possono essere memorizzati. | Art. 5.1 lett e) Reg. UE 2016/679 Criteri per la determinazione del periodo di conservazione dei dati personali |
| Trattamento | Gestione del Contenzioso | |
| CATEGORIE DI DATI | PERIODO DI CONSERVAZIONE | RIFERIMENTI NORMATIVI |
Dati anagrafici (nome, cognome, sesso, luogo e data di nascita, residenza, domicilio) Dati relativi alle controversie insorte Dati relativi al contratto di fornitura (valore del contratto, oggetto, termini, condizioni, ecc.); Ragione sociale Partita Iva Codice Fiscale Fatture Dati di contatto (numero di telefono, e-mail, ecc.) | 10 anni dalla fine del rapporto. Il Trattamento avverrà nel pieno rispetto dei principi di riservatezza, correttezza, necessità, liceità e trasparenza e delle misure di sicurezza richieste dalla legge, mediante supporto cartaceo ed informatico accessibile esclusivamente dal Titolare del Trattamento, in persona del Legale Rappresentante pro tempore, e dal personale espressamente incaricato. Il Trattamento sarà svolto direttamente dal Titolare e/o da soggetti facenti parte dell’organizzazione dello stesso in qualità di Responsabili e/o Soggetti Autorizzati del Trattamento. I dati raccolti, trattati in formato cartaceo, verranno conservati in archivi dotati di serrature di sicurezza, le cui chiavi sono nella disponibilità del Titolare del Trattamento, in persona del Legale Rappresentante pro tempore, ed esclusivamente del singolo Soggetto Autorizzato. Con riferimento ai dati, trattati anche con processi informatici, questi saranno conservati attraverso programmi e sistemi di accesso controllato in grado di proteggerli da attacchi esterni e/o da qualsiasi intrusione non autorizzata e verranno trattati tramite appositi programmi di archiviazione ed elaborazione dati protetti da passwords ed attraverso operazioni controllate e periodiche di backup su server. In particolare, la gestione degli adempimenti previsti dal Reg. UE/2016/679, relativi alla protezione dei dati personali, avverrà attraverso l'utilizzo di un software privacy "SicurWeb - Infotel" in cloud, a cui si potrà accedere con delle credenziali di accesso in possesso del Titolare del Trattamento, in persona del Legale Rappresentante pro tempore, ed eventualmente del singolo Soggetto Autorizzato. Per la gestione degli adempimenti in materia di contabilità verrà utilizzato un software ad hoc, al quale si potrà accedere con delle credenziali di accesso in possesso del Titolare del Trattamento, in persona del Legale Rappresentante pro tempore, ed esclusivamente dei Soggetti Autorizzati. Al termine del periodo di conservazione o, eventualmente, quando richiesto dall'Interessato, i dati contenuti nei documenti cartacei verranno distrutti attraverso una macchina "distruggi-documenti" o, se in formato elettronico, verranno cancellati, attraverso gli strumenti di cancellazione, da tutti i Personal Computers e da ogni Hard Disk esterno in cui gli stessi possono essere memorizzati. 10 anni dall'emissione. 2 anni dopo la fine del rapporto. | Art. 2946 c.c. Termine di prescrizione ordinaria; Artt. 2409 bis-2409 septies c.c. La normativa disciplina gli obblighi di controllo contabile alle quali le società sono soggette; Art. 22 D.P.R. 600/1973 Periodo di conservazione delle scritture contabili a fini fiscali; Art. 5.1 lett e) Reg. UE 2016/679 Criteri per la determinazione del periodo di conservazione dei dati personali |
DIRITTI RICONOSCIUTI ALL’INTERESSATO
In ogni momento potrà esercitare, nei confronti del Titolare, i Suoi diritti previsti dagli artt. 15-22 del Regolamento.
In particolare, in qualsiasi momento, Lei avrà il diritto di chiedere:
- l’accesso ai suoi dati personali;
- la loro rettifica in caso di inesattezza degli stessi;
- la cancellazione;
- la limitazione del loro Trattamento.
Avrà inoltre:
- il diritto di opporsi al loro Trattamento se trattati per il perseguimento di un legittimo interesse del Titolare del Trattamento, qualora ritenesse violati i propri diritti e libertà fondamentali;
- il diritto di revocare in qualsiasi momento il Suo consenso in relazione alle finalità per le quali questo è necessario;
- il diritto alla portabilità dei Suoi dati, ossia il diritto di chiedere e ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati personali a Lei riferibili;
- il diritto di presentare un reclamo all’Autorità di Controllo.
IDENTITA’ E DATI DI CONTATTO DEL TITOLARE
Il Titolare del Trattamento è: ET Members s.r.l., con sede legale in sede legale in Lecce (Le), in Via Ugo Foscolo, n. 3, e-mail: [email protected], PEC: [email protected].
Il DPO della ET Members s.r.l. è contattabile all’indirizzo [email protected] nonché abilitato a ricevere ogni eventuale notifica al seguente indirizzo PEC [email protected].